Muchas personas piensan que utilizar Microsoft Excel es sólo para los oficinistas, contadores o personas que trabajan en finanzas; sin embargo, de acuerdo con la escuela de negocios de la Universidad de Harvard, todos deberíamos tener el conocimiento de al menos 10 funciones básicas de este programa para reducir tiempo y esfuerzo.
- Te recomendamos ¿Eres freelance? Estos son los mandamientos para el manejo de tus finanzas Finanzas Personales
Aunque Excel cuenta con más de 500 funciones, la institución seleccionó sólo diez que, según la institución universitaria, no llevarán más de dos horas en ser aprendidas y pueden hacer una gran diferencia en tu productividad.
1) Pegado especial
Esta función sirve para que puedas elegir que elementos copias y cuáles no, de esta forma evitarás copiar formatos o formulas indeseadas.
¿Cómo hacerlo?
Primero tendrás que copiar la celda en la que desees trabajar (Ctrl+C) y posteriormente utilizar el pegado especial con (Ctrl +Alt +V) y te permitirá seleccionar los valores que quieras copiar. Para pegarlos el comando que debes utilizar es (Alt + E + S + V).
2) Añadir varias filas
En ocasiones se necesita añadir filas nuevas entre elementos ya existentes en una tabla, por lo que añadirlas una por una no es lo más practico.
¿Cómo hacerlo?
Con el comando (Ctrl, Mayus, +) podrás seleccionar el número de filas que quieras agregar y simplemente con el botón derecho del cursor podrás agregarlas.
3) Relleno rápido o Flash fill
El Flash Fill rellena automáticamente los datos cuando detecta un patrón. Por ejemplo: el programa te sugerirá un nombre completo si colocas nombres y apellidos en celdas diferentes.
¿Cómo hacerlo?
El comando (Ctrl+E) es la forma más rápida de activarlo, pero puedes ir a la pestaña de "Datos" y activar "relleno rápido".
4) Índice y Coincidir
"Índice" y "coincidir" se usan principalmente en Excel para hacer búsquedas complejas, " pero es cuando se combinan cuando se libera su verdadero poder", dicen los expertos de Harvard.
Las dos funciones permiten extraer datos y valores concretos de enormes hojas de cálculo y, de esta forma, no hacerlo tan "tedioso".
¿Cómo hacerlo?
La primera, "Indice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. "Coincidir"(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.
5) Suma rápida
Es de las funciones más sencillas de utilizar y sirve para sumar una fila o una columna, pero "¿sabías que puede seleccionar la celda al final de una fila o columna de forma rápida?"
¿Cómo hacerlo?
Se selecciona la celda y haz clic en (Ctrl + Shift + =) para activar la función.
6) Crtl Z y Ctrl Y
Todos sabemos que (Crtl .+ Z) se usa para revertir errores; sin embargo, no es la única manera de recuperar los datos que hayas borrado, estamos hablando del (Ctrl + Y).
¿Cómo hacerlo?
Es sencillo: pulsa (Ctrl + Y) para "arreglar" cualquier error que se podría haber eliminado con (Ctrl + Z).
7) Eliminar duplicados
Para la universidad es "simple y rápido de usar", y básicamente sirve para eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos de la hoja de cálculo.
Es más fácil si se coloca en otra hoja de cálculo lo que desees borrar. El sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.
¿Cómo hacerlo?
Primero se selecciona la tabla donde hay datos duplicados, ve a la pestaña de "Datos" y debes hacer clic en "quitar duplicados" y automáticamente el programa te preguntará a que columna quieres aplicar el cambio.
8) Congelar paneles
Mover las columnas puede provocar que te confundas fácilmente, por lo que inmovilizar filas o columnas es de gran ayuda.
¿Cómo hacerlo?
Deberás elegir la sección de la hoja de cálculo que desees congelar y hacer clic en el menú de "Visualización", posteriormente selecciona Inmovilizar fila superior" o "Inmovilizar columna"
Elige la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú "vista" o "visualización". Después selecciona "inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", haciendo clic en lo que quieras congelar.
9) F4
Esta función tiene dos objetivos principales en Excel. La primera para "crear una referencia absoluta" y la segunda es que repite tu última acción en el programa. Por ejemplo, si acaba de aplicar un borde a una celda, use F4 para aplicarlo a otras.
¿Cómo hacerlo?
Simplemente pulsa F4 cuando quieras repetir tu acción anterior inmediata.
10) Ctrl + flechas
Esta función permite acceder a la última cifra en unos cuantos segundos, sin necesidad que tengas que pasar por toda la tabla de forma manual.
¿Cómo hacerlo?
Pulsando Ctrl + Abajo llegarás al final del documento y con las otras flechas te podrás desplazar a través de él, por lo que podrás seleccionar datos en unos cuantos segundos.
lvm