A pesar de que a Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, más conocida como NOM 151, permite que la digitalización de documentos sea legal, la brecha digital en México persiste y, especialmente, micro y pequeñas empresas aún no adoptan esta opción y siguen teniendo documentos de forma física, lo que afecta sus costos, advirtió la empresa de software de nómina, FiscoClic.
La NOM 151 es una regulación técnica que contiene, entre los principales requisitos, la conservación de los mensajes de datos y de documentos electrónicos, ya sea que se hayan generado de forma digital o que físicos se digitalicen, como contratos o convenios, y con la normatividad tienen validez.
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El director general de FiscoClic, Raúl Santillán, dijo a MILENIO que la mayoría de las empresas que tienen procesos de digitalización son las grandes, aunque existen plataformas que tienen soluciones para micro y pequeñas empresas, pero implica costos.
“Esta norma exige garantizar la integridad de los mensajes de datos a partir de su momento de generación y la parte de disponibilidad de la información cuando la persona lo requiere para disponer de ésta”, señaló.
El directivo explicó que cuando se genera un documento digital, la empresa lo tiene que llevar con un prestador de servicios de certificación, quien obtiene sellos digitales de tiempo y constancia de conservación y es así como los documentos tienen 100 por ciento la validez en todo el país.
Añadió que la norma no es obligatoria, pero las empresas que tengan procesos que involucren procesos digitales, es recomendable que cumplan con ella para que los documentos tengan validez porque, de lo contrario, todo lo que se firme digitalmente no la tendrá.
“Uno de los principales beneficios de la conservación de documentos electrónicos es la solidez jurídica porque otorga al documento, a partir de la presunción de integridad, la seguridad de que no ha sido modificado o alterado”, dijo Raúl Santillán.
Agregó que otros beneficios de la normatividad se relacionan con el ahorro de recursos, especialmente costos relacionados con el almacenamiento físico, además de que permite accesibilidad, seguridad de la información, mejora de la gestión documental y la preservación de la información en el largo plazo.
srgs