El Consejo Nacional de Armonización Contable (Conac) publicó un acuerdo por el que se emiten las disposiciones generales para el Archivo Contable Gubernamental, que tiene el objetivo de establecer los términos que deberán observar las entidades públicas a que hace referencia la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), para la custodia y conservación de la documentación contable.
De acuerdo con lo publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF), el Archivo Contable Gubernamental es un conjunto organizado de documentos contables (de registro, justificativos y comprobatorios) generados por las entidades públicas, integrado principalmente por: libros de contabilidad (diario, mayor e inventarios y balances), documentos contables, manuales de contabilidad gubernamental y disposiciones emitidas por el Conac, estados financieros e informes periódicos oficiales, e información generada por el sistema de contabilidad gubernamental, de conformidad con la LGCG.
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En el documento se especifica que el Archivo Contable Gubernamental contendrá un catálogo de disposición documental, que será un registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental a que hace referencia la LGA.
El archivo también considerará el conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo y la gestión documental que implica la responsabilidad de salvaguardar los documentos con garantías técnicas y legales.
También contendrá un documento de archivo, aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental, así como documentos que generan y amparan registros contables que afectan el patrimonio o modifican los elementos de los estados financieros.
Dentro de estos últimos, los más representativos son documentos de registro, póliza de Ingreso, póliza de egreso y póliza de diario.
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El Archivo Contable Gubernamental contendrá documentos justificativos, aquellos originales legales y normativos en los que se establecen las obligaciones y derechos del ente público y que sustentan los registros contables aplicables; por ejemplo: convenios, contratos, oficios de comisión, acuerdos oficiales, actas del Consejo de Administración u Órganos de Gobierno, dictámenes, papeles de trabajo, resoluciones judiciales, etc.
Asimismo, documentos comprobatorios, aquellos originales que demuestran la entrega de las sumas de dinero o que recibieron o proporcionaron bienes y/o servicios y que, de manera enunciativa y no limitativa, son facturas, notas, recibos, etc; y un documento electrónico, entendido como aquél que se genera, modifica, consulta, procesa o almacena en un medio que precisa de un dispositivo electrónico.
El plazo de conservación que guarda la documentación en los archivos de trámite y concentración deberá estar identificado en el Catálogo de Disposición Documental.
Los plazos de conservación de los documentos que integran el archivo contable se establecerán conforme al periodo de guarda y custodia de la documentación contable, que será de 6 años, con sus excepciones, dependiendo del inmueble o procedimiento.
Para que el archivo funcione, los entes públicos deberán adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica, así como los procedimientos que garanticen la conservación y seguridad de la documentación contable, observando los requisitos mínimos establecidos por la LGA, tomando en consideración las disposiciones de austeridad y disciplina presupuestaria vigentes.
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Para el caso de los documentos contables electrónicos, los entes públicos establecerán las medidas necesarias para su actualización y conservación en apego a las disposiciones establecidas en la LGA y emitidas por el Archivo General de la Nación.
Cuando se trate de documentación contable original siniestrada por causas ajenas al control del ente público, como son los desastres naturales (terremotos, inundaciones, huracanes, incendios, ciclones, etc.); así como daño, extravío, robo, riesgo sanitario, etc., imputables a servidores públicos o terceros, por dolo o negligencia en el cuidado y control del archivo contable, el ente público responsable, deberá realizar las gestiones correspondientes con los efectos que pudieran derivarse conforme al marco jurídico y administrativo aplicable.
GSMM