Las pérdidas en las empresas por gastos excesivos y compras innecesarias de insumos para la operación cotidiana del negocio, pueden convertirse en un riesgo para la salud financiera de cualquier organización. Por esta razón, es fundamental tener estrategias y herramientas adecuadas para mantener el control de las adquisiciones de la compañía.
Sergio Almaguer, CEO y cofundador de Yaydoo, ofrece algunas recomendaciones para que los Godínez contribuyan en los ahorros e impidan gastos innecesarios en la oficina en donde laboran:
Planificación de Compras. El primer paso es diferenciar entre los gastos fijos y los variables de la empresa, y dentro de nuestra lista, identificar los insumos de oficina que son indispensables para el funcionamiento. Después es necesario desarrollar un plan de compras con una lista general de los productos que deben adquirirse y la cantidad requerida, considerando el presupuesto para cada uno de esos gastos.
Realizar cotizaciones. Comparar costos con distintos proveedores, ayuda a evaluar beneficios y ventajas que ofrece cada uno para elegir las propuestas más rentables en el lugar de trabajo. Posteriormente, es fundamental llevar a cabo un proceso de 3-way-match, que consiste en conciliar las órdenes de compra con las facturas emitidas y dejamos evidencias del producto o servicio adquirido. De esta manera se garantiza que los datos de todas las órdenes de compra son consistentes con los recibos y facturas existentes, fortalece las relaciones y cuando llegan las auditorías, todo está perfectamente transparente y en orden.
Cultura de ahorro. Se puede lograr promoviendo el reciclaje para reducir gastos en papelería, realizando mantenimiento preventivo de las instalaciones, ofreciendo capacitaciones sobre el cuidado de los equipos de cómputo para evitar deterioros, e incentivando el cuidado de la mueblería y los espacios de trabajo para beneficio y comodidad de todos los colaboradores. También es importante revisar las funciones de los colaboradores para asignar presupuestos de gastos para cada área acordes a sus necesidades. De esta manera se contribuye al incremento de la eficiencia y la productividad de cada área.
Cuentas por Pagar. Las multas por el incumplimiento de pagos, la duplicación de pagos o facturas, pueden traer consecuencias que pongan en riesgo la salud financiera de la compañía. Por eso es necesario visualizar en tiempo real el control de egresos mensuales y cuentas por pagar, para determinar el flujo de efectivo disponible para operar y para liquidar el pago de deudas a proveedores, y conocer el estado de cada factura.
Automatización de adquisiciones. Centralizar el sistema de administración de compras utilizando una plataforma de automatización a través de la cual sea posible tener acceso de forma sencilla a todo el proceso de compras, desde la planeación, asignación de presupuestos, hasta la recepción de cotizaciones y pago a proveedores es ideal para mejorar las finanzas.
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