Max Weber (1864-1920) advirtió que las teorías clásicas de la administración del siglo XIX y de relaciones humanas tenían algunas limitaciones referentes a la carencia de un soporte teórico para superar el desorden y carencia de métodos, así como la búsqueda de un trato más justo a los trabajadores para evitar prácticas administrativas inhumanas e injustas. Lo anterior originó el planteamiento de su teoría de la burocracia desde un corte racionalista y enfoque eficientista para ser aplicada en distintas formas de organización humana y fábricas. La teoría de la burocracia se reconoce como una forma de organización jerárquica del trabajo (estructuralista) con especialización en el campo y en las funciones que desarrollan sus miembros. En esta estructura organizativa, se delega la autoridad y responsabilidad en cada puesto y se establecen procedimientos para cada función.
Contrario a la percepción cotidiana de que la burocracia es una forma deorganización donde el papeleo aumenta y se multiplica, además de un excesivo apego a las normas y reglamentos, que muchas veces origina ineficiencia, Weber (1914) consideró en su teoría algunas características precisamente para hacer más eficiente el funcionamiento: 1) Carácter legal de las normas y reglamentos.- La burocracia se regula por normas y reglamentos previamente establecidas por escrito para asegurar una interpretación única y sistemática. 2) Carácter formas de las comunicaciones.- La burocracia esta regulada por comunicaciones escritas, las reglas, decisiones y acciones administrativas son formuladas y registradas por escrito. 3) Carácter racional y división de trabajo.- Se establece una división sistemática del trabajo, del derecho y del poder, instituyendo las atribuciones de cada participante, los medios de obligatoriedad y las condiciones necesarias. 4) Impersonalidad de las relaciones.- La burocracia, en su administración, no considera a las personas como personas, sino como ocupantes de cargos y funciones. 5) Jerarquía de la autoridad.- La burocracia se rige por el principio jerárquico. Cara cargo inferior debe estar bajo control y supervisión de uno superior. Ningún cargo queda sin control o supervisión. 6) Rutinas y procedimientosestandarizados.- Mediante las reglas y normas, los ocupantes de un puesto se sujetan a lo dispuesto por la organización. 7) Competencia técnica y meritocrática.- La admisión, la transferencia y la promoción de los empleados se basa en criterios de evaluación y clasificación válidos para toda la organización y no en méritos particulares y arbitrarios. 8) Especialización de la administración.- Los administradores son especializados en su administración y función. 9) Profesionalización de los participantes.- Cada funcionarios es un profesional. 10) Completa previsibilidad del funcionamiento.- La organización y control presupone que las reacciones y comportamientos sean previsibles.
Es importante reconocer del modelo burocrático de Weber sus aportes para la solución de problemas organizativos actuales, particularmente en organizaciones educativas mediatizadas en exceso por las tecnologías educativas, el desorden y las disfunciones.