Durante una sesión cafetera, un consultante me compartió su necesidad de optimizar los recursos asignados a ciertos procesos, pues consideraba que había cierto grado de desperdicio y que, como todos lados, los tiempos no están como para andar tirando lana.
Cuando le pregunté por el análisis técnico de su argumento, nada más comenzó a cantinflear; haz de cuenta que le falló la conexión al wi-fi.
Y es que, a ver, en un alucinado intento de “acabar con la fuga”, muchos confunden optimizar con recortar. Pero ahí está el origen del problema: en el afán de alcanzar un falso estado de eficiencia, le parten el queso a la estrategia, e incluso a la planeación previamente hecha (ánimas que haya habido una), quitando o redistribuyendo los recursos asignados a ciertas actividades.
Esta situación puede volverse organizacionalmente compleja cuando se usa como argumento para despedir, parar o cerrar producción, e incluso bajar temporalmente la cortina. Retomar actividades después de este reseteo puede ser complejo para muchos actores, e incluso, doloroso.
W. E. Deming, padre de la gestión de calidad, decía qué “optimizar los componentes de un sistema de manera individual, inevitablemente destruye el sistema completo”. Esto se conoce como el Principio de Suboptimización de Deming: modificar un proceso o departamento, mirándolo en close up, olvidándose de todo el panorama alrededor, hará que el sistema interno se descompense y que, tarde o temprano, colapse.
Es como, si tienes frío, jalas la cobija para cubrirte la cabeza, pero dejas los pies al aire; seguro te vas a enfermar… o peor.
Un análisis técnico, como el que mencioné al inicio, permite identificar las “red flags” de los procesos clave, y diseñar estrategias de atención, e idealmente, de solución. Luego, se procede a clarificar la relación entre proceso y responsable, para descartar (o confirmar) que el asunto está en el lado humano de la actividad.
Este mapeo permitirá reenfocar los esfuerzos, e implementar lo que se llama empatía sistémica, esto es, activar medios y herramientas para que el personal asimile las nuevas condiciones de operación, comprenda el objetivo del cambio, y se sume al esfuerzo con el menor grado de fricción posible.
En estas circunstancias, los conceptos que los tomadores de decisión deben empezar a incluir son ajuste, integración, compensación, conciliación… y aprender a integrarlos en frases más estructuradas que demuestren madurez, enfoque y proactividad, y denoten un alto interés por seguir en marcha. A eso le llamo “vocabulario de gente grande”.
Así que, si en tus manos está la posibilidad de recortar, ¡no lo hagas! Mejor ajusta tu enfoque y sé más “open mind”. Y si eres colaborador, ¡tampoco abuses viejo! En lugar de quejarte, sé propositivo, y genera propuestas. Porque, como dice el meme: “si no traes soluciones, tampoco traigas problemas”.
¿Platicamos?