Una de las necesidades más recurrentes que veo en la consultoría de procesos es clarificar la codificación. Mi trabajo está basado en esquemas de comunicación (personal, gerencial, operativa, organizacional), así que mi metodología se ajusta a las definiciones que el consultante me da sobre los procesos a intervenir; es decir, me concentro en el qué para evaluar los cómo.
Una de las pifias organizacionales comunes es asumir que la gente comprende exactamente igual los mensajes que se envían, o que las herramientas de comunicación son efectivas en todos los casos. La mayoría de las garantías de resultados de una planeación se centra en estilos de gestión y la comunicación efectiva es piedra angular.
Por ello, quiero compartirte aspectos que considero valiosos a la hora de plantear tus mensajes: piensa que se lo explicas a alguien que no forma parte de tu área. Te obligará a usar un vocabulario diferente a la terminología que usualmente manejas.
Da mensajes (instrucciones) cortos y claros. Quizás tengas mucho qué decir; pero para garantizar que todo se comprenda, divide tu idea en partes simples, por tópicos o puntos clave del proceso.
Confirma que se comprende. Usa expresiones como de la escuela, “¿me expliqué?”, “¿alguna duda?” Con eso abres la oportunidad de obtener confirmaciones o despejar dudas.
No olvides que detrás de todo proceso siempre hay una persona a cargo y no necesariamente se comparten los mismos niveles de comprensión. Por ello, facilita la trasmisión de información con esfuerzos comunicacionales pertinentes a tu cultura organizacional: reuniones, pizarrones, memos… Dale variedad para garantizar la efectividad. Aplícate y verás. Éxito.