La gestión de información (GI) hace referencia al conjunto de procesos, políticas, tecnologías y prácticas utilizadas para adquirir, organizar, almacenar, recuperar, proteger y utilizar la información de manera efectiva en una organización, mientras la gestión del conocimiento (GC) se refiere al proceso de identificar, adquirir, crear, compartir y utilizar el conocimiento dentro de una organización con el objetivo de mejorar su desempeño y lograr sus objetivos estratégicos.
La GI contempla actividades como la recolección de datos, su almacenamiento en bases de datos o sistemas de gestión de documentos, la clasificación y organización de la información, la implementación de políticas de seguridad de la información, la facilitación del acceso a la información relevante para los usuarios y la eliminación segura de la información obsoleta o no deseada. En contraste con la GI, que se centra en el manejo de datos e información, la GC se enfoca en capturar y utilizar el conocimiento tácito y explícito que poseen los individuos y grupos dentro de la organización.
El conocimiento tácito y explícito son dos formas diferentes de conocimiento que pueden existir dentro de una organización o en la mente de las personas. El conocimiento tácito está relacionado con la experiencia, la intuición, las habilidades y la comprensión subjetiva. Es el conocimiento que una persona adquiere a lo largo del tiempo a través de la práctica, la observación y la interacción con su entorno. El conocimiento tácito es personal y puede ser difícil de transferir a otras personas. Ejemplos de conocimiento tácito incluyen habilidades prácticas, intuiciones sobre cómo resolver problemas y percepciones sobre las dinámicas organizacionales. El conocimiento explícito se puede codificar en documentos, manuales, bases de datos, diagramas, procedimientos y otros medios formales. Es el conocimiento que está formalizado y puede ser compartido y comunicado de manera más directa. El conocimiento explícito es más fácil de transferir entre individuos y almacenar en sistemas de información. Ejemplos de conocimiento explícito incluyen manuales de procedimientos, documentos de políticas, informes técnicos y especificaciones de productos. La GI es fundamental para mejorar la toma de decisiones, optimizar los procesos empresariales y garantizar el cumplimiento de normativas.