Adrián Alcalá, comisionado presidente del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), advirtió que la entrega-recepción de la documentación de la administración saliente al nuevo gobierno, después del proceso electoral, debe ser ordenada y sistematizada, si no, se puede incurrir en una falta administrativa grave.
“Al final del día, esos archivos, todo lo que valen y lo que contienen, no son propiedad del servidor público ni de los titulares, son propiedad de todas y todos nosotros como ciudadanos”, afirmó Alcalá al inaugurar el segundo día de las Jornadas de Acompañamiento en materia de Gestión Documental y Administración de Archivos, en Mexicali, Baja California.
Es a través de los archivos institucionales como la sociedad puede conocer la verdad de la administración pública, destacó.
“Es importante que la ciudadanía tenga acceso a la verdad, tenga acceso a la información y, para ello, se requiere una correcta gestión documental”, afirmó ante representantas de instituciones públicas estatales y municipales de Baja California.
El comisionado presidente aseguró que la entrega-recepción de archivos será uno de los principales retos a enfrentar después de las elecciones de junio próximo.
Por ello, dijo es necesario capacitar y profesionalizar a las personas servidoras públicas de los tres órdenes de gobierno en actos como el que encabezó en colaboración con el Archivo General de la Nación (AGN) y el Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Baja California (ItaipBC).
El comisionado Alcalá recordó que la reforma constitucional de 2014 en materia de transparencia representó un parteaguas en materia archivística, pues mandató la emisión de tres leyes generales: la de transparencia, la de protección de datos y la de archivos.
“Hoy, esas tres leyes, son la triada de la democracia, porque sin archivos sistematizados y organizados, no podremos dar vigencia a los otros dos derechos fundamentales que son el de protección de datos personales y el de acceso a la información”, expresó.
En un acto por separado, Alcalá también advirtió que incumplir la obligación de hacer una correcta entrega-recepción puede constituir una falta administrativa grave.
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Al participar en la inauguración del Seminario Permanente en materia de Archivos y Gestión Documental, en Quintana Roo, el comisionado afirmó que una correcta gestión documental es clave para asegurar el derecho de la ciudadanía a acceder a la verdad y preservar la memoria histórica.
“Es importante empezar a trazar esta ruta en donde se preserve la memoria y se preserven los derechos de acceso a la información y de protección de datos personales, pero también el derecho a la verdad de todas y de todos”, destacó.
Por su parte, la comisionada Josefina Román Vergara, coordinadora de la Comisión de Gestión Documental y Archivos del INAI, explicó que la Ley General de Responsabilidades Administrativas establece la obligación de registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información, que por razón de su empleo, cargo o comisión tengan bajo su responsabilidad las personas servidoras públicas, así como impedir o evitar su uso divulgación, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.
“Si no se cumple con lo que se establece en la Ley General de Archivos, la Ley General de Responsabilidades Administrativas y en todo el entramado normativo correspondiente a la debida gestión documental y a la obligación de hacer una correcta entrega-recepción, eventualmente, puede llevar al fincamiento de una responsabilidad que constituye una falta grave”, afirmó.
La comisionada Blanca Lilia Ibarra, enlace del INAI con el estado de Quintana Roo, añadió que los procesos de entrega-recepción son relevantes porque así se conoce el estado en que la administración saliente deja los asuntos de su competencia y permite aproximar los temas que requieren atención por parte de quien llega, así como determinar posibles responsabilidades.
“Los procesos de entrega del encargo y posterior recepción -por quien sustituye- requieren que se tengan aptitudes sólidas para lograr eficacia, y todo esto va acompañado de la ética y el profesionalismo que se sustentan en conocer los alcances, o bien, las implicaciones de una correcta realización. Construyamos entonces la confianza en la función pública a través del cumplimiento de nuestras obligaciones, desde el inicio hasta la conclusión de nuestros encargos”, dijo.
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LMCT