A pesar de que las micro, pequeñas y medianas empresas (mipymes) fueron de las más afectadas por la pandemia del coronavirus, los emprendedores no han tirado la toalla, y aquellos que buscan abrir su primer negocio, o que están en proceso de recuperación, deben tomar en cuenta la importancia de tener un organigrama, herramienta fundamental para poder crecer en el mediano y largo plazo.
Para empezar a establecer una mipyme, se debe conocer antes qué es un organigrama, que es básicamente la representación totalmente gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes integrantes y la función de cada una de ellos, así como de las personas que trabajan en las diversas áreas que puede tener el giro comercial.
Ante eso el consultor de operaciones del área mipyme de la Ibero, Eduardo Páramo Muguiro, explicó que para una pequeña empresa que busca usar un organigrama primero debe entender cuáles son los procesos y/o funciones que tendrá la empresa, si es de fabricación, distribución, comercialización o de servicios, ya que el organigrama sirve para ver cómo se va a estructurar una empresa y qué funciones va a desempeñar cada integrante de esta.
Indicó que si bien una mipyme tendrá un organigrama sencillo, con pocas cabezas, gerencias o jefaturas de área, es importante que desde el principio de la empresa no se piense en chiquito, sino que se debe tener la visión de que la empresa por más pequeña que sea, va a crecer en algún tiempo, y se necesitan tener todas las áreas cubiertas.
“El organigrama no sólo es hacer un cuadrito con los puestos de cada colaborador, sino para estructurar la empresa, cómo va a funcionar, cómo se va a comunicar, cómo fluyen los proceso de arriba para abajo, las órdenes de pedidos, capacitación, instrucciones, y cómo van saliendo los resultados y ver cómo se están dando y en el organigrama se empieza a encuadrar todo”, argumentó.
Destacó que un grave error que cometen las empresas muy pequeñas es que el dueño conoce sólo la función operativa, pero no sabe cómo desarrollar la parte del negocio en el área contable y de atención al cliente, “hay ciertas áreas que no ve y empieza con lo que conoce sin ver un panorama completo".
Pasos para hacer el organigrama
- Antes de pensar en el organigrama, se debe analizar la función de la empresa, que es el producto o servicio que van a ofrecer.
- Hacer un listado de todas las funciones que se debe ejercer, para fabricar el producto y/o servicio.
- Una vez que se sepa el listado, se piensa en las áreas como de producción, administración, contabilidad, calidad, etc.
- Ya que se tiene las áreas, se agrupan, y se ponen en los cuadritos del organigrama; va un director, se coloca sus funciones; en el siguiente cuadro la otra cabeza que se necesita para empezar el negocio, “tal vez alguien administrativo”.
¿Qué debe tener el organigrama?
- Cuadros con nombres
- Estructura de la organización
- Aspectos importantes de la empresa
- Funciones de cada integrante
- Relaciones entre las unidades de la estructura
“El organigrama es algo que casi las empresas no ven o hacen, pero tiene mucha relevancia para el futuro para el mediano y largo plazo. Si se hace un buen organigrama, y se estructura pensando en todos los roles y funciones que debe llevar hoy, mañana y demás, se le da la posibilidad de que la empresa crezca”, aseguró Páramo Muguiro.
AMP