Antes ya te he contado que, a mi parecer, la mayoría de los problemas organizacionales son consecuencia de esquemas de comunicación deficientes, tanto internos como externos; esto ocurre, en mi experiencia, por una miopía de gestión. Y me explico con una anécdota:
Durante un taller de Comunicación Asertiva que recién impartí, hablé de cómo el famoso WhatsApp ha sustituido canales de información formales dentro de un entorno organizacional y empresarial (atención al concepto formales). Uno de los asistentes comentó que lo usan porque “es más rápido que el correo”, a lo que respondí que era más rápida la llamada, pero que el uso era adecuado o inadecuado dependiendo de las reglas dadas por la empresa. Algunos de los asistentes se miraron, y comentaron que no había una postura formal sobre eso.
Seguro conoces la frase “Lo que no está prohibido está permitido”; cuando doy un curso, o hago consultoría, o incluso en una auditoría, normalmente encuentro actividades no contempladas en procesos o documentos formales. Es decir, la gente hace cosas que no debería estar haciendo. ¿Cómo impacta eso organizacionalmente? En indicadores de desempeño y eficiencia.
Volviendo al ‘whats’: para decir si es válido o no intercambiar por ahí información (y hasta documentos), debe existir una directriz institucional clara y eficientemente entregada al personal, para que no haya dudas sobre el uso pertinente de esa herramienta en actividades administrativas internas y externas. Incluso, podría establecerse qué niveles jerárquicos y/o momentos o escenarios de comunicación formal es válido usarse o no.
Quiero dejarte esta idea e invitarte a que definas formalmente lo que se puede y lo que no. No obvies, ni lo dejes suelto o al criterio de la gente porque, ya sabes, cada cabeza es una barbacoa. Éxito.