Después de más de un año de trabajo a distancia, el futuro luce híbrido: una combinación de trabajo en la oficina y en el hogar. La esperanza en muchas empresas es que este tipo de patrón permitirá a los empleados hacer un trabajo enfocado en la casa, reducir los viajes a la oficina y permi- tirles equilibrar mejor la vida profesional y personal.
Las oficinas se convertirán en un destino de innovación, creación de redes de contacto, colaboración, orientación y socialización. Con este fin, HSBC anunció que elimina las oficinas ejecutivas para hacer espacio y escritorios compartidos. Noel Quinn, su director ejecutivo, dice que “no voy a estar en la oficina cinco días a la semana... es la nueva realidad de la vida”.
Una investigación reciente de Microsoft entre 30,000 empleados en todo el mundo, encontró que “70% de los trabajadores quieren que continúen las opciones flexibles de trabajo remoto y 66% de las personas encargadas de la toma de decisiones de los negocios están considerando rediseñar los espacios físicos, para que se adapten mejor al trabajo híbrido”.
Como resultado, muchos empleadores anticipan que reducirán el espacio de las oficinas. Jamie Dimon, director ejecutivo de JPMorgan Chase, describió reciente- mente los planes de trabajo híbrido para algunos empleados: “Como resultado, por cada 100 empleados, es posible que necesitemos sillas solo para 60, en promedio. Esto reducirá significativamente nuestra necesidad de bienes raíces”.
Lloyds Banking Group y HSBC dicen que sus pisos de oficina se reducirán entre 20 y 40%, respectivamente. Los riesgos del trabajo híbrido incluyen la desintegración de equipos y procesos a medida que los trabajadores establecen sus propios horarios, o la creación de grupos exclusivos en la oficina donde las personas que trabajan en casa se quedan fuera de la toma de decisiones y las con- versaciones informales.
Kristi Woolsey, directora del Boston Consulting Group, dice que “mucha gente asume que porque sabemos cómo trabajar juntos (en la oficina), sabemos cómo trabajar separados, entonces podemos hacer (un trabajo) híbrido. Pero este es una tercera forma. Es increíblemente difícil de hacer. Este es el problema que todos tendrán que resolver después de la pandemia. Va a ser difícil y va a ser diferente”.
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¿Cómo comenzar?
Las organizaciones que les dicen a los empleados que trabajen en cualquier lugar y de cualquier manera no son de ayuda, dice Danny Harmer, directora de personal de Aviva, la aseguradora del Reino Unido. “La gente tiene que hacer su trabajo en el lugar que produce el mejor resultado para la organización, para el cliente y el empleado”, dice.
Si las empresas no emiten una guía clara, a ella le preocupa que esto genere presentismo en la oficina. Si bien algunas empresas están especificando el número de días que las personas pasarán en las oficinas y en el hogar, en la práctica será una interacción compleja de su papel y el entorno familiar, junto con el flujo y reflujo de las demandas del trabajo.
Es probable que muchos empleadores varíen los patrones de trabajo según las funciones. Aviva, por ejemplo, está considerando crear cinco perfiles de trabajo que dicten el tiempo que se pasa en casa y en la oficina.
Si la oficina se convierte en un espacio de colaboración en lugar de un trabajo solitario, entonces será una prioridad sin- cronizar los horarios dentro de los equipos.
Las aplicaciones ayudarán a alinear los horarios y permitirán a los trabajadores reservar espacio de escritorio. Para algunos, la colaboración en diferentes entornos exigirá que se mejoren los equipos de videoconferencias.
Para las reuniones con trabajadores que dividen su tiempo entre el hogar y la oficina, Quora, el servicio de preguntas y respuestas que anunció una estrategia de “en primer lugar a distancia”, recomienda que todos se unan a las reuniones desde su propia laptop.
Adam D’Angelo, CEO de Quora, dice que “es una experiencia mucho mejor para todo el mundo en la junta, ya que pueden ver la cara de todos con claridad, asegura que todos están en igualdad de condiciones... y evita las charlas paralelas y la diafonía que hacen que los empleados remotos se sientan excluidos cuando la mitad del equipo se une desde una sala de videoconferencia de la oficina”.
La tecnología puede permitir a los empleados en la casa participar en conversaciones casuales en áreas de reuniones informales al tener una cámara de videoconferencia que transmite un área de cocina, por ejemplo.
Momento para experimentar
El trabajo híbrido implicará mucha experimentación. Anne-Laure Fayard, profesora de la Facultad de Ingeniería Tandon de la Universidad de Nueva York, dice que se requerirá paciencia para crear nuevos hábitos.
“Habrá cierta necesidad de diseñar y construir la serendipia al principio. Tomará tiempo y evolucionará”. Sonja Gittens Ottley, directora de diversidad e inclusión de Asana, la plataforma de software de colaboración, dice que las empresas deben monitorear el impacto del trabajo híbrido.
“Las encuestas periódicas a los empleados y la evaluación de las cargas
de trabajo serán clave para comprender si dar prioridad a la flexibilidad de los empleados se obtiene a costa de la claridad, la productividad y la felicidad”, explica.
Algunas compañías pueden utilizar tecnología para monitorear el uso del espacio de oficina. Los trabajadores ya expresaron su preocupación por la vigilancia.
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Cambiar el espacio de oficina
El trabajo híbrido requiere cambios en el espacio de oficina. Anteriormente, las personas se sentaban en oficinas abiertas para concentrarse y en salas de juntas para colaborar, dice Janet Pogue McLaurin, líder global del lugar de trabajo de Gensler, una compañía de diseño.
“Necesitamos diseñar espacios más abiertos o semicerrados para la colaboración y espacios más cerrados para un trabajo más privado, exactamente lo contrario a cómo lo pensábamos”.
WeTransfer, una compañía de software en la nube, que proporciona herramientas de colaboración, eliminó la mitad de los escritorios en sus oficinas y construyó espacios para reuniones, salas de talleres y estudios de grabación.
Dropbox, la plataforma de colaboración y almacenamiento en la nube, se está convirtiendo en algo que es primero a distancia y quiere que sus empleados usen la oficina para colaborar en equipo, no para trabajar solos.
La jefa de diseño y construcción del lugar de trabajo en Spotify, Sonya Simmons, dice que los espacios de oficina se están renovando para crear más “áreas de colaboración y áreas de enfoque •incluyendo salas silenciosas• donde se puede realizar más trabajo sin distracciones y sin ruido, además de agregar más cabinas telefónicas, diseñadas para que una o dos personas entren y salgan para hacer una llamada rápida o una reunión”.
Nuevos roles de trabajo
El trabajo híbrido requerirá que los gerentes sean claros en los objetivos de los equipos, alineen los horarios de todos y aseguren que las reuniones sean inclusivas. En una publicación de blog, Dropbox informa que le pidió a los administradores que evalúen periódicamente si asignaron las tareas de forma justa.
Gran parte de esto requerirá capacitación. Los gerentes tienen un papel que desempeñar en liderar con el ejemplo. “La única pieza que marcará la diferencia es ser un ejemplo a seguir”, dice Fayard de NYU Tandon. La gente tiene que sentir que es aceptable trabajar desde casa y “si van a la oficina se trata de reunirse con compañeros de trabajo y no de ser vistos por la dirección de la empresa”.